|
AKADEMIA FOTOGRAFII |
Warszawa, 2026-01-12 |
STANDARDY OCHRONY MAŁOLETNICH OBOWIĄZUJĄCE W AKADEMII FOTOGRAFII
Preambuła, czyli wstęp do dokumentu
Akademia Fotografii, realizując obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w zakresie ochrony małoletnich przed krzywdzeniem, ustanawia niniejsze Standardy Ochrony Małoletnich (Zwane dalej: “Standardy Ochrony Małoletnich” lub “Standardy”).
Celem dokumentu jest określenie zasad zapewnienia bezpieczeństwa dzieciom i młodzieży korzystającym z oferty edukacyjnej Akademii Fotografii, w tym zasad bezpiecznych relacji, procedur reagowania w przypadku podejrzenia krzywdzenia małoletniego oraz obowiązków personelu w tym zakresie.
Standardy stanowią wewnętrzny akt regulujący postępowanie pracowników i współpracowników placówki, służący realizacji obowiązku ochrony praw i dobra małoletnich.
Podstawy prawne Standardów Ochrony Małoletnich
Standardy Ochrony Małoletnich obowiązujące w Akademii Fotografii zostały opracowane na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności:
ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. z późn. zm.), w tym w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1606)
ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z późn. zm.);
ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z późn. zm.);
ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z późn. zm.);
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO);
Konwencji o prawach dziecka przyjętej przez Zgromadzenie Ogólne ONZ dnia 20 listopada 1989 r.
Słowniczek pojęć/objaśnienie terminów używanych w dokumencie Standardy Ochrony Małoletnich
Na potrzeby niniejszych Standardów przyjmuje się następujące definicje:
Dziecko / małoletni – osoba, która nie ukończyła 18. roku życia, uczestnicząca w zajęciach lub innych formach aktywności organizowanych przez Akademię Fotografii.
Instytucja / Akademia Fotografii – placówka kształcenia ustawicznego prowadząca działalność edukacyjną, organizacyjną i opiekuńczą wobec dzieci i młodzieży funkcjonująca pod nazwą “Akademia Fotografii”.
Personel instytucji – każda osoba współpracująca z Akademią Fotografii, w szczególności pracownik, wolontariusz, praktykant, model, modelka, lub inna osoba dopuszczona do kontaktu z dziećmi, niezależnie od formy zatrudnienia lub współpracy.
Rodzic / opiekun prawny – osoba posiadająca władzę rodzicielską lub sprawująca opiekę prawną nad dzieckiem, uprawniona do podejmowania decyzji w jego imieniu.
Zgoda rodzica / opiekuna prawnego – dobrowolne, świadome i jednoznaczne oświadczenie woli rodzica lub opiekuna prawnego dziecka, wyrażone w formie pisemnej lub innej dopuszczalnej prawnie formie, dotyczące określonych działań podejmowanych wobec dziecka.
Krzywdzenie dziecka – każde działanie lub zaniechanie naruszające dobro dziecka, w szczególności:
Przemoc fizyczna – umyślne działanie powodujące ból lub uraz fizyczny;
Przemoc psychiczna – działania powodujące obniżenie poczucia własnej wartości, strach, upokorzenie lub stres;
Wykorzystywanie seksualne – angażowanie dziecka w czynności o charakterze seksualnym, do których dziecko nie jest zdolne do wyrażenia świadomej zgody;
Zaniedbywanie – niezaspokajanie podstawowych potrzeb dziecka, w tym potrzeb emocjonalnych, rozwojowych lub opiekuńczych.
Dane osobowe dziecka – wszelkie informacje umożliwiające identyfikację dziecka, w szczególności imię i nazwisko, wizerunek, dane kontaktowe, dane dotyczące zdrowia oraz inne informacje podlegające ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Osoba odpowiedzialna za realizację Standardów Ochrony Małoletnich – osoba wyznaczona przez Dyrektora Akademii Fotografii do nadzoru nad wdrażaniem, stosowaniem i aktualizacją niniejszych Standardów oraz przyjmowania zgłoszeń dotyczących podejrzeń krzywdzenia dzieci.
Osoba odpowiedzialna za bezpieczne korzystanie przez dzieci z Internetu – osoba wyznaczona przez Dyrektora Akademii Fotografii do nadzoru nad zasadami korzystania przez dzieci z Internetu i mediów elektronicznych na terenie instytucji oraz podejmowania działań profilaktycznych i interwencyjnych w tym zakresie.
Rozpoznawanie i reagowanie na czynniki ryzyka krzywdzenia dzieci
Rozpoznawanie i reagowanie na czynniki ryzyka krzywdzenia dzieci
Cel rozdziału
Celem niniejszego rozdziału jest określenie zasad identyfikowania i reagowania na czynniki ryzyka krzywdzenia dzieci w Akademii Fotografii. Rozpoznawanie czynników ryzyka ma charakter profilaktyczny i służy ograniczeniu prawdopodobieństwa wystąpienia przemocy wobec dzieci. W rozdziale tym czynniki ryzyka rozumiane są jako okoliczności mogące współwystępować lub poprzedzać krzywdzenie dziecka, odróżnione od bezpośrednich objawów lub symptomów krzywdzenia.
Edukacja personelu
Akademia Fotografii zapewnia regularną edukację całego personelu w zakresie czynników ryzyka krzywdzenia dzieci.
Edukacja obejmuje.:
szkolenia wewnętrzne, prowadzone przez wyznaczonych pracowników Akademii.
Celem edukacji jest podniesienie świadomości pracowników oraz rozwijanie umiejętności rozpoznawania i ograniczania czynników ryzyka.
Identyfikacja i monitorowanie czynników ryzyka
Akademia Fotografii zobowiązuje się do systematycznego monitorowania czynników ryzyka w różnych obszarach swojej działalności, w tym: organizacyjnym, dydaktycznym oraz opiekuńczym.
Personel Akademii identyfikuje potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa dzieci i współuczestniczy w opracowywaniu działań minimalizujących ryzyko ich wystąpienia.
Wszystkie zidentyfikowane czynniki ryzyka podlegają dokumentacji oraz okresowej weryfikacji pod kątem skuteczności wdrożonych środków prewencyjnych.
Reagowanie na czynniki ryzyka
Personel, który zauważy lub podejrzewa występowanie czynników ryzyka krzywdzenia dziecka, obowiązany jest niezwłocznie zgłosić to Osobie odpowiedzialnej za realizację Standardów Ochrony Małoletnich w Akademii Fotografii.
Osoba odpowiedzialna:
a) podejmuje ocenę zgłoszonego czynnika ryzyka,
b) inicjuje odpowiednie działania profilaktyczne lub interwencyjne,
c) w razie potrzeby informuje właściwe służby (np. Policję, OPS, Sąd Rodzinny) oraz rodziców/opiekunów prawnych dziecka,
d) dokumentuje podjęte działania w Karcie Interwencji.
Postanowienia końcowe
Rozdział niniejszy podlega bieżącej aktualizacji oraz kontroli pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami określonymi w Polityce Ochrony Dzieci Akademii Fotografii.
Zasady rekrutacji pracowników/wolontariuszy/stażystów/praktykantów
Zasady rekrutacji pracowników, wolontariuszy, stażystów i praktykantów
Cel rozdziału
Celem niniejszego rozdziału jest określenie zasad bezpiecznej rekrutacji osób podejmujących pracę lub współpracę z Akademią Fotografii, w tym pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, wolontariuszy, stażystów oraz praktykantów. Zasady te mają na celu minimalizację ryzyka kontaktu dzieci z osobami stwarzającymi zagrożenie dla ich bezpieczeństwa i prawidłowego rozwoju.
Zakres stosowania
Postanowienia niniejszego rozdziału obowiązują:
a) wszystkich kandydatów do pracy w Akademii Fotografii,
b) osoby zgłaszające chęć współpracy w ramach wolontariatu, stażu lub praktyk,
c) osoby już zatrudnione lub współpracujące, w zakresie monitorowania bezpieczeństwa dzieci.
Procedura weryfikacji kandydatów
Akademia Fotografii może dokonywać weryfikacji kandydatów poprzez:
a) pozyskanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) lub w przypadkach przewidzianych prawem – uzyskanie stosownej informacji przez instytucję,
b) uzyskanie od kandydata pisemnego oświadczenia o niekaralności oraz braku toczących się postępowań karnych lub dyscyplinarnych,
c) sprawdzenie Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS) celem potwierdzenia, że kandydat nie figuruje w rejestrze,
d) pozyskanie referencji dotyczących doświadczenia kandydata w pracy z dziećmi lub w innych formach aktywności zawodowej dopuszczającej kontakt z dziećmi,
e) zadawanie w procesie rekrutacji pytań dotyczących znajomości zasad ochrony dzieci i podejścia kandydata do kwestii bezpieczeństwa dzieci.
Monitorowanie personelu
Akademia Fotografii systematycznie monitoruje osoby zatrudnione lub współpracujące pod kątem przestrzegania zasad ochrony dzieci.
W przypadku ujawnienia informacji wskazujących na ryzyko zagrożenia dzieci, Dyrektor Akademii podejmuje natychmiastowe działania przewidziane w Polityce Ochrony Dzieci, w tym odpowiednie procedury interwencyjne.
Dokumentacja
Wszystkie dokumenty pozyskane w ramach rekrutacji i monitorowania personelu, w tym oświadczenia, referencje i wyniki weryfikacji KRK oraz RSPTS, podlegają archiwizacji w sposób zapewniający poufność i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.
Zasady bezpiecznych relacji pomiędzy pracownikami (wolontariuszami, stażystami, praktykantami) instytucji a dziećmi
Cel rozdziału
Celem niniejszego rozdziału jest określenie zasad bezpiecznych relacji pomiędzy personelem Akademii Fotografii (pracownikami, wolontariuszami, stażystami oraz praktykantami) a dziećmi uczęszczającymi do instytucji. Zasady te mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa, poszanowania godności i praw dzieci oraz eliminację ryzyka krzywdzenia.
Kontakt fizyczny personelu z dziećmi
Kontakt fizyczny personelu z dziećmi dopuszczalny jest wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań edukacyjnych, opiekuńczych, przy czym:
a) wymagana jest zgoda rodzica/opiekuna prawnego,
b) kontakt powinien odbywać się w obecności innego członka personelu lub w miejscu publicznym w instytucji,
c) kontakt fizyczny mający charakter karcenia, wymuszania posłuszeństwa lub naruszania godności dziecka jest bezwzględnie zabroniony.
Niedopuszczalne są wszelkie formy kontaktu fizycznego o charakterze seksualnym, upokarzającym lub przemocowym.
Komunikacja personelu z dziećmi
Komunikacja powinna być prowadzona w sposób uprzejmy, szanujący godność dziecka i jego indywidualność.
Niedopuszczalne są: przezwiska o charakterze obraźliwym, groźby, krzyki, obraźliwe komentarze oraz jakiekolwiek formy psychicznego wywierania presji.
Równe traktowanie dzieci
Dzieci traktowane są równo, bez względu na wiek, płeć, wygląd, charakter, pochodzenie, kolor skóry, wyznanie, orientację seksualną, stan zdrowia, sytuację rodzinną lub materialną.
Równe traktowanie nie wyklucza dostosowania działań personelu do indywidualnych potrzeb dziecka.
Wszelkie przywileje, obowiązki oraz przyznawanie nagród lub konsekwencji muszą być stosowane w sposób sprawiedliwy i dokumentowany.
Odpoczynek i nocowanie dzieci
Wszelkie formy odpoczynku lub noclegu organizowane przez instytucję odbywają się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i nadzoru.
Personel nie może przebywać w tym samym pomieszczeniu noclegowym co dzieci, z wyjątkiem sytuacji wymagających udzielenia natychmiastowej pomocy, przy zachowaniu dokumentacji zdarzenia.
Niedopuszczalne są wszelkie zachowania naruszające granice osobiste dzieci w związku z odpoczynkiem lub nocowaniem.
Dyscyplinowanie i nagradzanie dzieci
Stosowane nagrody i konsekwencje muszą być adekwatne, proporcjonalne i zgodne z zasadami Standardów Ochrony Małoletnich.
Niedopuszczalne są wszelkie formy kar cielesnych, psychicznego poniżania, groźby, obraźliwe komentarze lub stosowanie jakiejkolwiek przemocy fizycznej czy psychicznej.
Decyzje o nagradzaniu lub stosowaniu konsekwencji podejmuje wyłącznie upoważniony członek personelu zgodnie z dokumentacją instytucji.
Kontakty personelu z dziećmi poza instytucją
Wszelkie kontakty z dziećmi poza instytucją, w tym online lub telefoniczne, odbywają się wyłącznie w ramach zadań edukacyjnych lub opiekuńczych, przy zapewnieniu nadzoru i dokumentacji.
Niedopuszczalne są:
a) prywatne zaproszenia do znajomych w mediach społecznościowych,
b) korzystanie z prywatnych kanałów komunikacyjnych w celu kontaktu z dziećmi,
c) kontakty o charakterze seksualnym, złośliwym, manipulacyjnym lub grożące naruszeniem praw dziecka.
Dokumentacja i nadzór
Wszelkie sytuacje wymagające interwencji lub kontaktów z dziećmi poza instytucją muszą być dokumentowane i podlegają nadzorowi osoby odpowiedzialnej za realizację Standardów Ochrony Małoletnich.
Personel jest zobowiązany do stałego raportowania przełożonemu wszystkich zdarzeń mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo dzieci.
Procedury interwencji w przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka
Procedury interwencji w przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka
Zakres stosowania procedury
Procedury niniejsze obowiązują cały personel Akademii Fotografii, w tym pracowników, wolontariuszy, stażystów oraz praktykantów, w przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka zarówno przez osoby dorosłe (członków rodziny, personel instytucji lub osoby trzecie), jak i przez inne dzieci (przemoc rówieśniczą).
Zasady zgłaszania podejrzeń
Każdorazowe zaobserwowanie lub podejrzenie zachowań mogących świadczyć o krzywdzeniu dziecka obliguje pracownika do niezwłocznego zgłoszenia informacji:
a) osobie zarządzającej instytucją,
b) osobie odpowiedzialnej za realizację Standardów Ochrony Małoletnich.
Zgłoszenie powinno obejmować: datę, godzinę, miejsce zdarzenia, szczegóły obserwacji i okoliczności towarzyszące zdarzeniu.
Dokumentacja zdarzeń
Każde zgłoszenie podejrzenia krzywdzenia dziecka musi zostać udokumentowane w:
a) notatce służbowej podsumowującej obserwacje i spostrzeżenia zgłaszającego,
b) karcie interwencji, w której opisuje się przebieg działań podjętych w ramach interwencji.
Dokumentacja jest przechowywana w sposób zapewniający poufność, zgodnie z RODO i obowiązującymi przepisami prawa krajowego.
Procedura rozmów i działań interwencyjnych
Osoba odpowiedzialna za realizację Standardów Ochrony Małoletnich wyznacza pracowników uprawnionych do przeprowadzenia rozmów z:
a) dzieckiem,
b) rodzicem/opiekunem prawnym dziecka,
c) osobą podejrzaną o krzywdzenie.
Celem rozmów jest ustalenie faktów, zebranie informacji oraz zapewnienie bezpieczeństwa dziecku.
Rozmowy prowadzone są w sposób zapewniający bezpieczeństwo i komfort psychiczny dziecka oraz poszanowanie jego godności.
Powiadamianie służb zewnętrznych
Instytucja niezwłocznie powiadamia odpowiednie służby w przypadku uzasadnionego podejrzenia krzywdzenia dziecka:
a) Policję,
b) Ośrodek Pomocy Społecznej,
c) Sąd Rodzinno-Opiekuńczy,
d) inne instytucje przewidziane prawem (np. Rzecznika Dyscyplinarnego).
W sytuacji, gdy życie lub zdrowie dziecka jest bezpośrednio zagrożone, osoba, która powzięła pierwsza informację o zagrożeniu zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić odpowiednie służby ratunkowe (Policję, Pogotowie Ratunkowe).
Dalsze działania i monitorowanie sytuacji
Po zgłoszeniu i podjęciu działań interwencyjnych instytucja wyznacza osobę odpowiedzialną za:
a) monitorowanie bezpieczeństwa dziecka,
b) monitorowanie sytuacji innych dzieci mogących znajdować się w podobnym zagrożeniu,
c) aktualizację dokumentacji interwencyjnej.
Poufność i ochrona danych
Wszystkie osoby, które w ramach wykonywania obowiązków służbowych powzięły informacje o krzywdzeniu dziecka, zobowiązane są do zachowania ich w ścisłej tajemnicy.
Obowiązek poufności nie wyłącza obowiązku przekazywania informacji uprawnionym instytucjom w ramach działań interwencyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Zasady ochrony danych osobowych oraz wizerunku dzieci w instytucji
Zasady ochrony danych osobowych oraz wizerunku dzieci w instytucji
1. Ochrona danych osobowych dzieci
Zakres danych osobowych
Instytucja przetwarza dane osobowe dzieci niezbędne do realizacji celów statutowych, w tym w szczególności: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, PESEL, dane kontaktowe rodzica/opiekuna prawnego, informacje dotyczące stanu zdrowia oraz informacje związane z udziałem dziecka w zajęciach edukacyjnych lub projektach instytucji.
Pozyskiwanie danych
Dane osobowe dzieci pozyskiwane są wyłącznie na podstawie zgody rodzica lub opiekuna prawnego oraz w ramach obowiązków wynikających z przepisów prawa. W przypadku danych wrażliwych (np. dotyczących stanu zdrowia) przetwarzanie następuje wyłącznie za zgodą rodzica/opiekuna prawnego i wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i właściwej opieki dziecku.
Środki ochrony danych
Instytucja wdraża środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych dziecka, w tym:
a) kontrolę dostępu do dokumentacji papierowej i elektronicznej,
b) stosowanie haseł i zabezpieczeń systemów elektronicznych,
c) ograniczenie ujawniania danych osobowych tylko osobom uprawnionym,
d) zabezpieczenie danych podczas przekazywania ich osobom trzecim (np. firmom realizującym usługi edukacyjne lub informatyczne).
Dostęp do danych osobowych
Dostęp do danych osobowych dziecka mają wyłącznie osoby upoważnione w ramach realizacji obowiązków służbowych. Wgląd osób trzecich wymaga wyraźnej zgody rodzica/opiekuna lub podstawy prawnej.
Udostępnianie danych osobowych
Dane osobowe dzieci mogą być udostępniane wyłącznie instytucjom uprawnionym na mocy przepisów prawa lub na podstawie pisemnej zgody rodzica/opiekuna. Każde udostępnienie danych jest dokumentowane.
Okres przechowywania danych
Dane osobowe dzieci są przetwarzane i przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów statutowych instytucji oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji dokumentacji.
2. Ochrona wizerunku dzieci
Rejestrowanie wizerunku
Rejestrowanie wizerunku dziecka na terenie instytucji dopuszczalne jest wyłącznie w ramach realizacji działań instytucji i wyłącznie przez osoby do tego uprawnione. Wizerunek może być utrwalany na:
a) zdjęciach,
b) nagraniach audio i wideo,
c) monitoringu wizyjnym w obszarach wspólnych.
Zgoda na utrwalenie wizerunku
Utrwalenie wizerunku dziecka wymaga pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego, a w przypadku dzieci posiadających zdolność do wyrażania opinii, również zgody dziecka.
Upublicznianie wizerunku
Wizerunek dziecka może być upubliczniany wyłącznie w zakresie i formie określonej zgodnie z udzieloną zgodą, np. publikacje na stronie internetowej instytucji, materiałach promocyjnych lub w mediach społecznościowych instytucji.
Ochrona wizerunku przed osobami trzecimi
Instytucja podejmuje działania w celu ochrony wizerunku dziecka utrwalonego przez osoby trzecie, w tym firm zewnętrznych lub rodziców innych dzieci, poprzez:
a) wprowadzanie regulaminów zakazujących nieuprawnionego fotografowania lub nagrywania,
b) informowanie rodziców i uczestników o zasadach ochrony wizerunku,
c) kontrolę i monitorowanie materiałów publikowanych w imieniu instytucji.
Sytuacje zakazane
Dziecko nie może być fotografowane ani nagrywane w sytuacjach, które mogłyby naruszać jego godność, prywatność lub bezpieczeństwo, w tym w przebieralniach, podczas korzystania z sanitariatów, w czasie zajęć higienicznych lub w sytuacjach intymnych.
Edukacja w zakresie wizerunku
Instytucja prowadzi działania edukacyjne wśród dzieci i rodziców dotyczące zasad utrwalania wizerunku innych dzieci oraz zagrożeń związanych z jego niewłaściwym wykorzystaniem.
Kontakt z mediami
Każdy kontakt instytucji z mediami w zakresie prezentowania wizerunku dzieci odbywa się wyłącznie za zgodą Dyrektora i po wcześniejszym uzyskaniu zgody rodzica/opiekuna prawnego.
Zasady bezpiecznego korzystania z internetu i mediów elektronicznych
Zasady bezpiecznego korzystania z internetu i mediów elektronicznych
Zakres odpowiedzialności
Instytucja wyznacza osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo sieci oraz urządzeń podłączonych do internetu. Osoba ta odpowiada w szczególności za:
a) instalowanie i aktualizowanie oprogramowania antywirusowego i zabezpieczeń,
b) kontrolę dostępu do treści szkodliwych lub nieodpowiednich dla dzieci,
c) nadzór nad korzystaniem z urządzeń elektronicznych przez dzieci w ramach zajęć instytucji.
Zasady korzystania z internetu i urządzeń elektronicznych
a) Dzieci korzystają z urządzeń elektronicznych i internetu wyłącznie pod nadzorem uprawnionego personelu.
b) Dostęp do treści nieodpowiednich dla dzieci jest zabroniony.
c) Każde urządzenie z dostępem do internetu powinno być zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem oraz przed pobieraniem szkodliwych plików.
Procedura postępowania w przypadku wykrycia treści niebezpiecznych
a) Każdy przypadek wykrycia treści niebezpiecznych lub szkodliwych należy niezwłocznie zgłosić wyznaczonej osobie odpowiedzialnej za bezpieczeństwo sieci.
b) Osoba odpowiedzialna ustala użytkownika/źródło wprowadzenia niebezpiecznych treści i powiadamia Dyrektora.
c) W razie potrzeby stosowane są środki naprawcze, w tym blokada dostępu lub interwencja wychowawcza.
Edukacja dzieci
Instytucja zapewnia dzieciom materiały edukacyjne dotyczące bezpiecznego korzystania z internetu, w tym informacji o zagrożeniach w sieci oraz sposobach reagowania w przypadku kontaktu z treściami szkodliwymi.
Szkolenia personelu
Personel instytucji uczestniczy w cyklicznych szkoleniach dotyczących bezpiecznego korzystania z mediów elektronicznych i internetu, w tym zasad nadzoru nad dziećmi, rozpoznawania zagrożeń i reagowania na niebezpieczne sytuacje.
Monitorowanie i aktualizacja zasad
Zasady korzystania z internetu i mediów elektronicznych podlegają okresowej weryfikacji i aktualizacji co najmniej raz na dwa lata lub w przypadku zmian w technologii, prawie lub praktykach bezpieczeństwa.
Monitoring
Monitoring
Osoba odpowiedzialna za monitoring
Dyrektor instytucji wyznacza osobę odpowiedzialną za realizację Standardów Ochrony Małoletnich przed krzywdzeniem. Osoba ta odpowiada za nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w Polityce oraz za prowadzenie działań monitorujących jej skuteczność.
Zakres obowiązków osoby odpowiedzialnej
Do obowiązków osoby odpowiedzialnej należy w szczególności:
a) bieżące monitorowanie realizacji zasad zawartych w Polityce,
b) analiza zgłoszeń dotyczących incydentów krzywdzenia dzieci,
c) przygotowywanie raportów z monitoringu i przedstawianie rekomendacji Dyrektorowi instytucji,
d) współpraca z personelem w celu zapewnienia zgodności działań ze Standardami.
Procedura monitorowania
a) Monitoring poziomu realizacji Standardów odbywa się co najmniej raz w roku.
b) Jednym z narzędzi monitorowania jest ankieta skierowana do personelu oraz, w stosownych przypadkach, do dzieci i rodziców/opiekunów prawnych, mająca na celu ocenę skuteczności wdrożonych zasad i procedur.
c) Wyniki monitoringu są analizowane i dokumentowane w formie raportu.
Aktualizacja Standardów
a) Na podstawie wyników monitoringu Dyrektor instytucji w porozumieniu z osobą odpowiedzialną za Standardy decyduje o konieczności aktualizacji dokumentu.
b) Aktualizacja Standardów następuje w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na dwa lata, z uwzględnieniem zmian w prawie, zaleceniach instytucji nadzorujących lub doświadczenia wynikającego z wdrożenia Standardów.
Poufność i dostęp do informacji
Wszelkie informacje zgromadzone w ramach monitoringu są przechowywane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych dzieci oraz poufność informacji o zgłoszonych incydentach.
Przepisy końcowe
Postanowienia końcowe
Wejście w życie Standardów
Standardy Ochrony Małoletnich wchodzą w życie z dniem 12.01.2026
Udostępnianie Standardów
a) Dokument jest udostępniany wszystkim członkom personelu instytucji przed rozpoczęciem pracy lub współpracy, a także każdorazowo po wprowadzeniu zmian w Polityce.
b) Standardy są dostępne dla rodziców i opiekunów prawnych dzieci w siedzibie instytucji oraz na stronie internetowej instytucji (jeżeli dotyczy).
c) Wszystkie osoby współpracujące z instytucją zobowiązane są do zapoznania się ze Standardamii przestrzegania ich postanowień.
Odpowiedzialność za wdrożenie
Dyrektor instytucji ponosi odpowiedzialność za wdrożenie Standardów oraz nadzór nad jej przestrzeganiem przez personel instytucji.
Powiadamianie o zmianach
Każda aktualizacja Standardów jest komunikowana osobom objętym jej postanowieniami w formie pisemnej lub elektronicznej.
Zasady bezpiecznej rekrutacji
1. Poznaj dane kandydata/kandydatki, które pozwolą Ci jak najlepiej poznać jego/jej kwalifikacje, w tym stosunek do wartości podzielanych przez instytucję, takich jak ochrona praw dzieci i szacunek do ich godności. Instytucja musi zadbać, aby osoby przez nią zatrudnione (w tym osoby pracujące na podstawie umowy zlecenie, stażyści, praktykanci oraz wolontariusze) posiadały odpowiednie kwalifikacje do pracy z dziećmi oraz były dla nich bezpieczne. Aby sprawdzić powyższe, w tym stosunek osoby zatrudnianej do dzieci i podzielania wartości związanych z szacunkiem wobec nich oraz przestrzegania ich praw, instytucja może żądać danych (w tym dokumentów) dotyczących:
a. wykształcenia,
b. kwalifikacji zawodowych,
c. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydata/kandydatki.
W każdym przypadku instytucja musi posiadać dane pozwalające zidentyfikować osobę przez nią zatrudnioną, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Instytucja powinna zatem znać:
a. imię (imiona) i nazwisko,
b. datę urodzenia,
c. dane kontaktowe osoby zatrudnianej.
2. Poproś kandydata/kandydatkę o referencje z poprzednich miejsc zatrudnienia. Instytucja może poprosić kandydata/kandydatkę o przedstawienie referencji od poprzedniego pracodawcy lub o podanie kontaktu do osoby, która takie referencje może wystawić. Podstawą dostarczenia referencji lub kontaktu do byłych pracodawców jest zgoda kandydata/kandydatki. Niepodanie takich danych w świetle obowiązujących przepisów nie powinno rodzić dla tej osoby negatywnych konsekwencji w postaci np. odmowy zatrudnienia wyłącznie w oparciu o tę podstawę. Instytucja nie może samodzielnie prowadzić tzw. screeningu osób ubiegających się o pracę, gdyż ograniczają ją w tym zakresie przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu pracy.
3. Pobierz dane osobowe kandydata/kandydatki, w tym dane potrzebne do sprawdzenia jego/jej danych w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Przed dopuszczeniem osoby zatrudnianej do wykonywania obowiązków związanych z opieką nad małoletnimi organizacja jest zobowiązana sprawdzić osobę zatrudnianą w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – rejestr z dostępem ograniczonym oraz Rejestr osób w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze. Rejestr dostępny jest na stronie: rps.ms.gov.pl. By móc uzyskać informacje z rejestru z dostępem ograniczonym, konieczne jest uprzednie założenie profilu instytucji.
Aby sprawdzić osobę w Rejestrze organizacja potrzebuje następujących danych kandydata/kandydatki:
a. imię i nazwisko,
b. data urodzenia,
c. pesel,
d. nazwisko rodowe,
e. imię ojca,
f. imię matki.
Wydruk z Rejestru należy przechowywać w aktach osobowych pracownika lub analogicznej dokumentacji dotyczącej wolontariusza/osoby zatrudnionej w oparciu o umowę cywilnoprawną.
4. Pobierz od kandydata/kandydatki informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
5. Jeżeli osoba posiada obywatelstwo inne niż polskie wówczas powinna przedłożyć Ci również informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, bądź informację z rejestru karnego, jeżeli prawo tego państwa nie przewiduje wydawania informacji dla w/w celów
6. Pobierz od kandydata/kandydatki oświadczenie o państwie/ach zamieszkiwania w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczypospolita Polska i państwo obywatelstwa, złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej.
7. Jeżeli prawo państwa, z którego ma być przedłożona informacja o niekaralności nie przewiduje wydawania takiej informacji lub nie prowadzi rejestru karnego, wówczas kandydat/kandydatka składa pod rygorem odpowiedzialności karnej oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy, stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.
8. Pod oświadczeniami składanymi pod rygorem odpowiedzialności karnej składa się oświadczenie o następującej treści: Jestem świadomy/a odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Oświadczenie to zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
9. Gdy pozwalają na to przepisy prawa, instytucja jest zobowiązana do domagania się od osoby zatrudnianej zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Zaświadczenia z KRK można domagać się wyłącznie w przypadkach, gdy przepisy prawa wprost wskazują, że pracowników w zawodach lub na danych stanowiskach obowiązuje wymóg niekaralności. Wymóg niekaralności obowiązuje m.in. nauczycieli, w tym nauczycieli oraz opiekunów zatrudnionych w placówkach publicznych oraz niepublicznych oraz kierownika i wychowawcę wypoczynku dzieci.
10. W przypadku niemożliwości przedstawienia zaświadczenia poproś kandydata/kandydatkę o złożenie oświadczenia o niekaralności oraz o braku toczących się wobec niego/niej postępowań przygotowawczych, sądowych i dyscyplinarnych za przestępstwa i inne czyny popełnione przeciwko dzieciom. Odmowa złożenia takiego oświadczenia nie może rodzić dla kandydata/kandydatki żadnych negatywnych konsekwencji, w tym być wyłączną podstawą odmowy zatrudnienia.
OŚWIADCZENIE O NIEKARALNOŚCI
.........................................................................
miejsce i data
Ja, ...................................................................................................................
nr PESEL ....................................................../nr paszportu ....................................................
oświadczam, że w państwie ......................... nie jest prowadzony rejestr karny/ nie wydaje się informacji z rejestru karnego. Oświadczam, że nie byłam/em prawomocnie skazana/y w państwie .................... za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec mnie innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściłam/em się takich czynów zabronionych, oraz że nie nałożono na mnie obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy, stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.
Jestem świadomy/a odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
..........................................................................
Podpis
OŚWIADCZENIE O KRAJACH ZAMIESZKANIA
Oświadczam, że w okresie ostatnich 20 lat zamieszkałem/am w następujących państwach, innych niż Rzeczypospolita Polska i państwo obywatelstwa:
1. …
2. ….
Oraz jednocześnie przedkładam informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi/ informację z rejestrów karnych.
Jestem świadomy/a odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
..........................................................................
Podpis
.................., dnia................ r.
Zasady bezpiecznych relacji personelu z dziećmi
Zasady bezpiecznych relacji personelu Akademii Fotografii z dziećmi
Naczelną zasadą wszystkich czynności podejmowanych przez personel jest działanie dla dobra dziecka i w jego najlepszym interesie. Personel traktuje dziecko z szacunkiem oraz uwzględnia jego godność i potrzeby. Niedopuszczalne jest stosowanie przemocy wobec dziecka w jakiejkolwiek formie. Personel realizując te cele działa w ramach obowiązującego prawa, przepisów wewnętrznych organizacji oraz swoich kompetencji. Zasady bezpiecznych relacji personelu z dziećmi obowiązują wszystkich pracowników, współpracowników, stażystów i wolontariuszy, członków instytucji a także każdą dorosłą osobę mającą kontakt z dziećmi znajdującymi się pod opieką instytucji, jeśli kontakt ten odbywa się za zgodą instytucji i/lub na jej terenie. Znajomość i zaakceptowanie zasad są potwierdzone podpisaniem oświadczenia.
Relacje personelu z dziećmi
Jesteś zobowiązany/a do utrzymywania profesjonalnej relacji z dziećmi i każdorazowego rozważenia, czy Twoja reakcja, komunikat bądź działanie wobec dziecka są adekwatne do sytuacji, bezpieczne, uzasadnione i sprawiedliwe wobec innych dzieci. Działaj w sposób otwarty i przejrzysty dla innych, aby zminimalizować ryzyko błędnej interpretacji Twojego zachowania.
Komunikacja z dziećmi
1. W komunikacji z dziećmi zachowuj cierpliwość i szacunek.
2. Słuchaj uważnie dzieci i udzielaj im odpowiedzi adekwatnych do ich wieku i danej sytuacji.
3. Nie wolno Ci zawstydzać, upokarzać, lekceważyć i obrażać dziecka. Nie wolno Ci krzyczeć na dziecko w sytuacji innej niż wynikająca z bezpieczeństwa dziecka lub innych dzieci.
4. Nie wolno Ci ujawniać informacji wrażliwych dotyczących dziecka wobec osób nieuprawnionych, w tym wobec innych dzieci. Obejmuje to wizerunek dziecka, informacje o jego/jej sytuacji rodzinnej, ekonomicznej, medycznej, opiekuńczej i prawnej.
5. Podejmując decyzje dotyczące dziecka, poinformuj je o tym i staraj się brać pod uwagę jego oczekiwania.
6. Szanuj prawo dziecka do prywatności. Jeśli konieczne jest odstąpienie od zasady poufności, aby chronić dziecko, wyjaśnij mu to najszybciej jak to możliwe.
7. Zadbaj o to, aby być w zasięgu wzroku lub słuchu innych członków personelu, kiedy prowadzisz aktywności z dziećmi. W wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach, kiedy musisz zostać z dzieckiem sam na sam, zawsze powiadom o tym inne osoby z personelu oraz poinformuj, w którym dokładnie miejscu będziesz przebywać wraz z dzieckiem.
8. Nie wolno Ci zachowywać się w obecności dzieci w sposób niestosowny. Obejmuje to używanie wulgarnych słów, gestów i żartów, czynienie obraźliwych uwag, nawiązywanie w wypowiedziach do aktywności bądź atrakcyjności seksualnej oraz wykorzystywanie wobec dziecka relacji władzy lub przewagi fizycznej (zastraszanie, przymuszanie, groźby).
9. Zapewnij dzieci, że jeśli czują się niekomfortowo w jakiejś sytuacji, wobec konkretnego zachowania czy słów, mogą o tym powiedzieć Tobie lub wskazanej osobie (w zależności od procedur interwencji, jakie przyjęła instytucji) i mogą oczekiwać odpowiedniej reakcji i/lub pomocy.
Działania z dziećmi
1. Doceniaj i szanuj wkład dzieci w podejmowane działania, aktywnie je angażuj i traktuj równo bez względu na ich płeć, orientację seksualną, sprawność/niepełnosprawność, status społeczny, etniczny, kulturowy, religijny i światopogląd.
2. Unikaj faworyzowania dzieci.
3. Nie wolno Ci nawiązywać z dzieckiem jakichkolwiek relacji romantycznych lub seksualnych ani składać mu propozycji o nieodpowiednim charakterze. Obejmuje to także seksualne komentarze, żarty, gesty oraz udostępnianie dzieciom treści erotycznych i pornograficznych bez względu na ich formę.
4. Nie wolno Ci utrwalać wizerunku dziecka (filmowanie, nagrywanie głosu, fotografowanie) dla potrzeb prywatnych. Dotyczy to także umożliwienia osobom trzecim utrwalenia wizerunków dzieci, jeśli zarząd organizacji nie został o tym poinformowany, nie wyraził na to zgody i nie uzyskał zgód rodziców/opiekunów prawnych oraz samych dzieci.
5. Nie wolno Ci proponować dzieciom alkoholu, wyrobów tytoniowych ani nielegalnych substancji, jak również używać ich w obecności dzieci.
6. Nie wolno Ci przyjmować pieniędzy ani prezentów od dziecka, ani rodziców/opiekunów prawnych dziecka. Nie wolno Ci wchodzić w relacje jakiejkolwiek zależności wobec dziecka lub rodziców/opiekunów dziecka, które mogłyby prowadzić do oskarżeń o nierówne traktowanie bądź czerpanie korzyści majątkowych i innych.
7. Wszystkie ryzykowne sytuacje, które obejmują zauroczenie dziecka przez członka personelu lub członka personelu przez dziecko, muszą być raportowane kierownictwu. Jeśli jesteś ich świadkiem reaguj stanowczo, ale z wyczuciem, aby zachować godność osób zainteresowanych.
Kontakt fizyczny z dziećmi
Każde przemocowe działanie wobec dziecka jest niedopuszczalne. Istnieją jednak sytuacje, w których fizyczny kontakt z dzieckiem może być stosowny i spełnia zasady bezpiecznego kontaktu: jest odpowiedzią na potrzeby dziecka w danym momencie, uwzględnia wiek dziecka, etap rozwojowy, płeć, kontekst kulturowy i sytuacyjny. Nie można jednak wyznaczyć uniwersalnej stosowności każdego takiego kontaktu fizycznego, ponieważ zachowanie odpowiednie wobec jednego dziecka może być nieodpowiednie wobec innego. Kieruj się zawsze swoim profesjonalnym osądem, słuchając, obserwując i odnotowując reakcję dziecka, pytając je o zgodę na kontakt fizyczny (np. przytulenie) i zachowując świadomość, że nawet przy Twoich dobrych intencjach taki kontakt może być błędnie zinterpretowany przez dziecko lub osoby trzecie.
1. Nie wolno Ci bić, szturchać, popychać ani w jakikolwiek sposób naruszać integralności fizycznej dziecka.
2. Nigdy nie dotykaj dziecka w sposób, który może być uznany za nieprzyzwoity lub niestosowny.
3. Zawsze bądź przygotowany na wyjaśnienie swoich działań.
4. Nie angażuj się w takie aktywności jak łaskotanie, udawane walki z dziećmi czy brutalne zabawy fizyczne.
5. Zachowaj szczególną ostrożność wobec dzieci, które doświadczyły nadużycia i krzywdzenia, w tym seksualnego, fizycznego bądź zaniedbania. Takie doświadczenia mogą czasem sprawić, że dziecko będzie dążyć do nawiązania niestosownych bądź nieadekwatnych fizycznych kontaktów z dorosłymi. W takich sytuacjach powinieneś reagować z wyczuciem, jednak stanowczo i pomóc dziecku zrozumieć znaczenie osobistych granic.
6. Kontakt fizyczny z dzieckiem nigdy nie może być niejawny bądź ukrywany, wiązać się z jakąkolwiek gratyfikacją ani wynikać z relacji władzy. Jeśli będziesz świadkiem jakiegokolwiek z wyżej opisanych zachowań i/lub sytuacji ze strony innych dorosłych lub dzieci, zawsze poinformuj o tym osobę odpowiedzialną i/lub postąp zgodnie z obowiązującą procedurą interwencji.
7. W sytuacjach wymagających czynności pielęgnacyjnych i higienicznych wobec dziecka, unikaj innego niż niezbędny kontaktu fizycznego z dzieckiem. Dotyczy to zwłaszcza pomagania dziecku w ubieraniu i rozbieraniu, jedzeniu, myciu, przewijaniu i w korzystaniu z toalety. Zadbaj o to, aby w każdej z czynności pielęgnacyjnych i higienicznych asystowała Ci inna osoba z instytucji. Jeśli pielęgnacja i opieka higieniczna nad dziećmi należą do Twoich obowiązków, zostaniesz przeszkolony w tym kierunku.
8. Podczas dłuższych niż jednodniowe wyjazdów i wycieczek niedopuszczalne jest spanie z dzieckiem w jednym łóżku lub w jednym pokoju.
Kontakty poza godzinami pracy
Co do zasady kontakt z dziećmi powinien odbywać się wyłącznie w godzinach pracy i dotyczyć celów mieszczących się w zakresie Twoich obowiązków.
1. Nie wolno Ci zapraszać dzieci do swojego miejsca zamieszkania ani spotykać się z nimi poza godzinami pracy. Obejmuje to także kontakty z dziećmi poprzez prywatne kanały komunikacji (prywatny telefon, e-mail, komunikatory, profile w mediach społecznościowych).
2. Jeśli zachodzi taka konieczność, właściwą formą komunikacji z dziećmi i ich rodzicami/ opiekunami poza godzinami pracy są kanały służbowe (e-mail, telefon służbowy).
3. Jeśli zachodzi konieczność spotkania z dziećmi poza godzinami pracy, musisz poinformować o tym kierownictwo, a rodzice/opiekunowie prawni dzieci muszą wyrazić zgodę na taki kontakt.
4. Utrzymywanie relacji towarzyskich lub rodzinnych (jeśli dzieci i rodzice/opiekunowie dzieci są osobami bliskimi wobec członka personelu) wymaga zachowania poufności wszystkich informacji dotyczących innych dzieci, ich rodziców/opiekunów.
Bezpieczeństwo online
Bądź świadom cyfrowych zagrożeń i ryzyka wynikającego z rejestrowania Twojej prywatnej aktywności w sieci przez aplikacje i algorytmy, ale także Twoich własnych działań w internecie. Dotyczy to lajkowania określonych stron, korzystania z aplikacji randkowych, na których możesz spotkać dzieci, z którymi prowadzisz zawodowe działania, obserwowania określonych osób/stron w mediach społecznościowych i ustawień prywatności kont, z których korzystasz. Jeśli Twój profil jest publicznie dostępny, dzieci i ich rodzice/opiekunowie będą mieć wgląd w Twoją cyfrową aktywność.
1. Nie wolno Ci nawiązywać kontaktów z z dziećmi znajdującymi się pod opieką instytucji poprzez przyjmowanie bądź wysyłanie zaproszeń w mediach społecznościowych.
2. W trakcie zajęć czy innych aktywności prowadzonych przez instytucji osobiste urządzenia elektroniczne powinny być wyłączone lub wyciszone, a funkcjonalność bluetooth wyłączona.
Zasady ochrony wizerunku i danych osobowych dzieci
Zasady ochrony wizerunku i danych osobowych dzieci w Akademii Fotografii
Zasady powstały w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
Nasze wartości
1. W naszych działaniach kierujemy się odpowiedzialnością i rozwagą wobec utrwalania, przetwarzania, używania i publikowania wizerunków dzieci.
2. Dzielenie się zdjęciami i filmami z naszych aktywności służy celebrowaniu sukcesów dzieci, dokumentowaniu naszych działań i zawsze ma na uwadze bezpieczeństwo dzieci. Wykorzystujemy zdjęcia/nagrania pokazujące szeroki przekrój dzieci – chłopców i dziewczęta, dzieci w różnym wieku, o różnych uzdolnieniach, stopniu sprawności i reprezentujące różne grupy etniczne.
3. Dzieci mają prawo zdecydować, czy ich wizerunek zostanie zarejestrowany i w jaki sposób zostanie przez nas użyty.
4. Zgoda rodziców/opiekunów prawnych na wykorzystanie wizerunku ich dziecka jest tylko wtedy wiążąca, jeśli dzieci i rodzice/opiekunowie prawni zostali poinformowani o sposobie wykorzystania zdjęć/nagrań i ryzyku wiążącym się z publikacją wizerunku.
Dbamy o bezpieczeństwo wizerunków dzieci poprzez:
1. Pytanie o pisemną zgodę rodziców/opiekunów prawnych oraz o zgodę dzieci przed zrobieniem i publikacją zdjęcia/nagrania.
2. Udzielenie wyjaśnień, do czego wykorzystamy zdjęcia/nagrania i w jakim kontekście, jak będziemy przechowywać te dane i jakie potencjalne ryzyko wiąże się z publikacją zdjęć/ nagrań online.
3. Unikanie podpisywania zdjęć/nagrań informacjami identyfikującymi dziecko z imienia i nazwiska. Jeśli konieczne jest podpisanie dziecka używamy tylko imienia.
4. Rezygnację z ujawniania jakichkolwiek informacji wrażliwych o dziecku dotyczących m.in. stanu zdrowia, sytuacji materialnej, sytuacji prawnej i powiązanych z wizerunkiem dziecka (np. w przypadku zbiórek indywidualnych organizowanych przez naszą instytucję).
5. Zmniejszenie ryzyka kopiowania i niestosownego wykorzystania zdjęć/nagrań dzieci poprzez przyjęcie zasad:
• wszystkie dzieci znajdujące się na zdjęciu/nagraniu muszą być ubrane, a sytuacja zdjęcia/nagrania nie jest dla dziecka poniżająca, ośmieszająca ani nie ukazuje go w negatywnym kontekście,
• zdjęcia/nagrania dzieci powinny się koncentrować na czynnościach wykonywanych przez dzieci i w miarę możliwości przedstawiać dzieci w grupie, a nie pojedyncze osoby.
6. Rezygnację z publikacji zdjęć dzieci, nad którymi nie sprawujemy już opieki, jeśli one lub ich rodzice/opiekunowie prawni nie wyrazili zgody na wykorzystanie zdjęć po zakończeniu współpracy z instytucją.
7. Przyjęcie zasady, że wszystkie podejrzenia i problemy dotyczące niewłaściwego rozpowszechniania wizerunków dzieci należy rejestrować i zgłaszać kierownictwu instytucji, podobnie jak inne niepokojące sygnały dotyczące zagrożenia bezpieczeństwa dzieci.
Rejestrowanie wizerunków dzieci do użytku Akademii Fotografii
W sytuacjach, w których nasza organizacja rejestruje wizerunki dzieci do własnego użytku, deklarujemy, że:
1. Dzieci i rodzice/opiekunowie prawni zawsze będą poinformowani o tym, że dane wydarzenie będzie rejestrowane.
2. Zgoda rodziców/opiekunów prawnych na rejestrację wydarzenia zostanie przyjęta przez nas na piśmie.
3. Jeśli rejestracja wydarzenia zostanie zlecona osobie zewnętrznej (wynajętemu fotografowi lub kamerzyście) zadbamy o bezpieczeństwo dzieci poprzez:
• zobowiązanie osoby/firmy rejestrującej wydarzenie do przestrzegania niniejszych wytycznych,
• zobowiązanie osoby/firmy rejestrującej wydarzenie do noszenia identyfikatora w czasie trwania wydarzenia,
• niedopuszczenie do sytuacji, w której osoba/firma rejestrująca będzie przebywała z dziećmi bez nadzoru personelu instytucji,
• poinformowanie rodziców/opiekunów prawnych oraz dzieci, że osoba/firma rejestrująca wydarzenie będzie obecna podczas wydarzenia i upewnienie się, że rodzice/opiekunowie prawni udzielili pisemnej zgody na rejestrowanie wizerunku ich dzieci.
Jeśli wizerunek dziecka stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, impreza publiczna, zgoda rodziców/opiekunów prawnych dziecka nie jest wymagana.
Rejestrowanie wizerunków dzieci do prywatnego użytku
W sytuacjach, w których rodzice/opiekunowie lub uczestnicy organizowanych przez nas wydarzeń rejestrują wizerunki dzieci do prywatnego użytku, informujemy na początku każdego z tych wydarzeń o tym, że:
1. Wykorzystanie, przetwarzanie i publikowanie zdjęć/nagrań zawierających wizerunki dzieci i osób dorosłych wymaga udzielenia zgody przez te osoby, w przypadku dzieci – przez ich rodziców/opiekunów prawnych.
2. Zdjęcia lub nagrania zawierające wizerunki dzieci nie powinny być udostępniane w mediach społecznościowych ani na serwisach otwartych, chyba że rodzice/opiekunowie prawni tych dzieci wyrażą na to zgodę.
3. Przed publikacją zdjęcia/nagrania online zawsze warto sprawdzić ustawienia prywatności, aby upewnić się, kto będzie mógł uzyskać dostęp do wizerunku dziecka.
Rejestrowanie wizerunku dzieci przez osoby trzecie i media
1. Jeśli przedstawiciele mediów lub dowolna inna osoba będą chcieli zarejestrować organizowane przez nas wydarzenie i opublikować zebrany materiał, muszą zgłosić taką prośbę wcześniej i uzyskać zgodę kierownictwa. W takiej sytuacji upewnimy się, że rodzice/opiekunowie prawni udzielili pisemnej zgody na rejestrowanie wizerunku ich dzieci. Oczekujemy informacji o:
• imieniu, nazwisku i adresie osoby lub redakcji występującej o zgodę,
• uzasadnieniu potrzeby rejestrowania wydarzenia oraz informacji, w jaki sposób i w jakim kontekście zostanie wykorzystany zebrany materiał,
• podpisanej deklaracji o zgodności podanych informacji ze stanem faktycznym.
2. Personelowi instytucji nie wolno umożliwiać przedstawicielom mediów i osobom nieupoważnionym utrwalania wizerunku dziecka znajdującego się pod naszą opieką bez pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego dziecka oraz bez zgody kierownictwa.
3. Personel instytucji nie kontaktuje przedstawicieli mediów z dziećmi, nie przekazuje mediom kontaktu do rodziców/opiekunów prawnych dzieci i nie wypowiada się w kontakcie z przedstawicielami mediów o sprawie dziecka lub jego rodzica/opiekuna prawnego. Zakaz ten dotyczy także sytuacji, gdy członek personelu jest przekonany, że jego wypowiedź nie jest w żaden sposób utrwalana. W szczególnych i uzasadnionych przypadkach kierownictwo instytucji może podjąć decyzję o skontaktowaniu się z rodzicami/opiekunami prawnymi dziecka w celu ustalenia procedury wyrażenia przez nich zgody na kontakt z mediami.
4. W celu realizacji materiału medialnego zarząd może podjąć decyzję o udostępnieniu wybranych pomieszczeń w siedzibie instytucji dla potrzeb nagrania. Kierownictwo, podejmując taką decyzję, poleca przygotowanie pomieszczenia w taki sposób, aby uniemożliwić rejestrowanie przebywających na terenie instytucji dzieci.
Zasady w przypadku niewyrażenia zgody na rejestrowanie wizerunku dziecka
Jeśli dzieci, rodzice/opiekunowie prawni nie wyrazili zgody na utrwalenie wizerunku dziecka, będziemy respektować ich decyzję. Z wyprzedzeniem ustalimy z rodzicami/opiekunami prawnymi i dziećmi, w jaki sposób osoba rejestrująca wydarzenie będzie mogła zidentyfikować dziecko, aby nie utrwalać jego wizerunku na zdjęciach indywidualnych i grupowych. Rozwiązanie, jakie przyjmiemy, nie będzie wykluczające dla dziecka, którego wizerunek nie powinien być rejestrowany.
Przechowywanie zdjęć i nagrań
Przechowujemy materiały zawierające wizerunek dzieci w sposób zgodny z prawem i bezpieczny dla dzieci:
1. Nośniki analogowe zawierające zdjęcia i nagrania są przechowywane w zamkniętej na klucz szafce, a nośniki elektroniczne zawierające zdjęcia i nagrania są przechowywane w folderze chronionym z dostępem ograniczonym do osób uprawnionych przez instytucję. Nośniki będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa o archiwizacji i/lub okres ustalony przez instytucję w polityce ochrony danych osobowych.
2. Nie przechowujemy materiałów elektronicznych zawierających wizerunki dzieci na nośnikach nieszyfrowanych ani mobilnych, takich jak telefony komórkowe i urządzenia z pamięcią przenośną (np. pendrive).
3. Nie wyrażamy zgody na używanie przez osoby z personelu osobistych urządzeń rejestrujących (tj. telefony komórkowe, aparaty fotograficzne, kamery) w celu rejestrowania wizerunków dzieci.
4. Jedynym sprzętem, którego używamy jako organizacja, są urządzenia rejestrujące należące do instytucji lub wykorzystywane na zasadach zatwierdzonych pisemnie przez kierownictwo.
Zasady bezpiecznego korzystania z internetu i mediów elektronicznych
Zasady bezpiecznego korzystania z internetu i mediów elektronicznych w Akademii Fotografii
1. Infrastruktura sieciowa w siedzibie instytucji bądź na terenie placówki, w której instytucja prowadzi działania umożliwia dostęp do internetu, zarówno personelowi, jak i dzieciom, w czasie zajęć i poza nimi.
2. Sieć jest monitorowana, tak, aby możliwe było zidentyfikowanie sprawców ewentualnych nadużyć.
3. Rozwiązania organizacyjne na poziomie instytucji bazują na aktualnych standardach bezpieczeństwa.
4. Wyznaczona jest osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo sieci w instytucji. Do obowiązków tej osoby należą:
a. Zabezpieczenie sieci internetowej w siedzibie instytucji bądź na terenie placówki, w której instytucja prowadzi działania przed niebezpiecznymi treściami poprzez instalację i aktualizację odpowiedniego, nowoczesnego oprogramowania.
b. Aktualizowanie oprogramowania w miarę potrzeb, przynajmniej raz w miesiącu.
c. Przynajmniej raz w miesiącu sprawdzanie, czy na komputerach ze swobodnym dostępem podłączonych do internetu nie znajdują się niebezpieczne treści. W przypadku znalezienia niebezpiecznych treści, wyznaczony pracownik stara się ustalić, kto korzystał z komputera w czasie ich wprowadzenia. Informację o dziecku, które korzystało z komputera w czasie wprowadzenia niebezpiecznych treści, wyznaczony pracownik przekazuje kierownictwu instytucji, a to następnie organizuje spotkanie z opiekunami dziecka, aby przekazać informacje o zdarzeniu oraz o potrzebie/możliwości skorzystania ze specjalistycznego wsparcia, w tym u innych organizacji lub służb oraz o sposobach reakcji na zdarzenie.
5. Istnieje regulamin korzystania z internetu przez dzieci oraz procedura określająca działania, które należy podjąć w sytuacji znalezienia niebezpiecznych treści na komputerze.
6. W przypadku dostępu realizowanego pod nadzorem pracownika instytucji, ma on obowiązek informowania dzieci o zasadach bezpiecznego korzystania z internetu. Pracownik instytucji czuwa także nad bezpieczeństwem korzystania z internetu przez dzieci podczas zajęć.
7. W miarę możliwości osoba odpowiedzialna za internet przeprowadza z dziećmi cykliczne warsztaty dotyczące bezpiecznego korzystania z internetu.
8. Instytucja zapewnia stały dostęp do materiałów edukacyjnych, dotyczących bezpiecznego korzystania z internetu, przy komputerach, z których możliwy jest swobodny dostęp do sieci.